Küçük onarım işlerinde doğrudan temin mümkün mü?

Evet, mümkün. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, belirli parasal sınırın altında kalan ihtiyaçlar için idarelere ihale yapmadan, doğrudan temin yoluyla alım yapma imkânı verir; küçük bakım ve onarım işleri de bu kapsamda değerlendirilebilir. Ancak doğrudan temin “kâğıtsız alım” değildir: ihtiyacın tanımı, piyasa fiyat araştırması, onay belgesi ve işin kabulü yine yapılır. En önemlisi, sınırın altında kalmak için bir işi parçalara bölmek kanunen yasaktır.

Doğrudan temin neyi çözer, neyi çözmez

Doğrudan temin, ilan ve teklif değerlendirme süreleri olmadan hızlıca iş yaptırmayı sağlar. Bir okulun kırılan birkaç penceresi, bir kurum binasında arızalanan bir rögar ya da yağmurdan sonra yeniden yapılması gereken bir çatı detayı gibi sınırlı ve net işlerde uygundur.

Çözmediği şeyler de vardır:

• Tutar sınırı: Parasal sınır kanunda belirtilir ve her yıl güncellenir. Güncel değeri Kamu İhale Kurumu’nun tebliğlerinden kontrol edin; büyükşehir sınırındaki idareler ile diğer idareler için farklı olabilir.
• Teknik zorunluluklar: Doğrudan temin, işin mühendislik gereklerini ortadan kaldırmaz. Taşıyıcı sisteme dokunan bir işte statik değerlendirme, gerekiyorsa proje ve izin yine şarttır.
• Kapsam belirsizliği: Ne yapılacağı belli değilse, doğrudan teminle başlayan iş kısa sürede sınırı aşar. O noktada ihale gerekir.

Kısımlara bölme yasağı

Kanun, eşik değerlerin ya da parasal sınırların altında kalmak amacıyla işin kısımlara bölünmesini açıkça yasaklar. Pratikte bu şu anlama gelir:

• Aynı binanın aynı yılda planlanmış çatı onarımını, önce bir kanat sonra öbür kanat diye iki ayrı doğrudan temine bölmek sorunludur.
• Bir okulun tüm ıslak hacimlerinin yenilenmesi tek bir ihtiyaçtır; her katı ayrı alım olarak göstermek bölme sayılabilir.
• Gerçekten birbirinden bağımsız, farklı zamanlarda ortaya çıkan ihtiyaçlar ise ayrı ayrı karşılanabilir. Bağımsızlığın gerekçesi dosyada yazılı olmalıdır.

Yıllık bakım ve onarım ihtiyaçlarını baştan bir listede toplamak, bu riski azaltır. Liste, hangi işlerin birlikte ihaleye çıkması, hangilerinin küçük ve bağımsız işler olarak kalması gerektiğini gösterir.

Doğrudan temin dosyası nasıl hazırlanır

1. İhtiyacı tanımlayın: Ne yapılacak, nerede, hangi malzemeyle? Fotoğraf ve kısa bir teknik tarif ekleyin.
2. Keşif ve metraj: Küçük işte bile miktar yazılı olmalıdır. “Banyo yenilenecek” yerine, sökülecek ve yapılacak kalemler ve miktarları. Metraj ve keşif yazısı bu konuda yardımcı olur.
3. Piyasa fiyat araştırması: Görevlendirilen personel, birden fazla firmadan aynı tarife göre yazılı fiyat alır. Teklif isterken iş tanımını herkese aynı şekilde verin.
4. Onay belgesi: İhtiyaç, fiyat araştırması sonucu ve seçilen firma onaylanır.
5. EKAP kaydı: Doğrudan teminle yapılan alımların EKAP’a bildirilmesine ilişkin güncel düzenlemeleri takip edin; uygulama zaman içinde değişmiştir.
6. İşin kontrolü ve kabulü: İş bitince yerinde kontrol edilir, eksikler yazılı olarak giderttirilir, muayene ve kabul yapılır, ödeme ondan sonra yapılır.

İş bitince yapılan işin fotoğraflarını ve fiyat araştırması belgelerini aynı dosyada saklayın; denetimde ilk istenen belgeler bunlardır.

Küçük işte bile garantiyi yazılı isteyin. Örneğin bir çatı onarımında, bir sonraki kış akıntı olursa yüklenicinin geri dönüp düzelteceği yazılı olmalıdır.

Hangi onarımlar “küçük” sayılmaz

Tutar sınırın altında kalsa bile, bazı işler teknik olarak küçük değildir ve dikkat ister:

• Taşıyıcı sisteme dokunan işler: Duvar kaldırma, kapı ya da pencere boşluğu açma, kolon ve kiriş üzerindeki çatlakların onarımı. Bunlar mühendis değerlendirmesi olmadan yapılmamalıdır.
• Çatı makası ve döşeme işleri: Çürümüş bir ahşap makasın ya da sarkmış bir döşemenin onarımı, görünenden geniş bir sorunun belirtisi olabilir.
• Elektrik ve doğalgaz tesisatı: Yetkili firma ve gerekli onaylar olmadan yapılamaz; küçük bir değişiklik bile güvenlik meselesidir.
• Deprem hasarı: Bir depremden sonra görülen çatlaklar, doğrudan teminle sıvanıp kapatılmamalıdır. Önce hasar tespiti, sonra karar.

Bu tür işlerde doğrudan temin yine kullanılabilir; ancak ihtiyaç tanımının bir mühendis tarafından yazılması ve işin sonunda yerinde kontrol edilmesi gerekir. Aksi halde küçük bir onarım, sorunun üstünü örten bir uygulamaya dönüşebilir. Sorun büyükse, tek seferde kalıcı bir çözüm için keşif ve proje hazırlatıp planlı bir ihaleye çıkmak, aynı yere her yıl küçük onarım yapmaktan daha doğru olabilir.

Tokat’taki kurum binalarında küçük işler

• Kış öncesi bakım: Kar ve don, ihmal edilmiş küçük kusurları büyütür. Oluk, iniş borusu, çatı ve dış tesisat gibi küçük işleri sonbaharda tamamlamak, kışın acil onarım ihtiyacını azaltır.
• Köy okulları ve kamu binaları: Merkezden uzak yerlerdeki küçük işlerde ustanın gidiş gelişi ve malzeme nakliyesi fiyatın önemli bir parçasıdır. Fiyat araştırmasında bunu ayrı bir kalem olarak sorun.
• Kullanımdaki binalar: Okul ve kurum binalarında çalışma saatleri, toz ve gürültü önlemleri teklif aşamasında konuşulmalıdır.
• Tarihi yapılar: Tescilli bir yapıda küçük bir onarım bile 2863 sayılı Kanun kapsamında koruma kurulu sürecine tabi olabilir. İşe başlamadan yapının tescil durumunu kontrol edin.

KTC Yapı’nın yaptığı banyo yenileme gibi sökümle başlayan küçük işlerde tesisatın gerçek durumu çoğu zaman ancak açıldığında anlaşılır. Keşifte bu ihtimale karşı bir not düşmek, sonradan sınırın aşılması riskini önceden görmeyi sağlar.

Sık yapılan hatalar

• Aynı ihtiyacı parçalara bölerek sınırın altında tutmak.
• Fiyat araştırmasını sözlü ya da tek firmadan yapmak.
• Teknik tarif yazmadan “onarım yapılsın” diye iş vermek.
• Taşıyıcı sisteme dokunan işte mühendis görüşü almamak.
• İş bitince kabulü yapmadan ödeme yapmak.
• Aynı yere her yıl küçük onarım yapıp sorunun kaynağını hiç araştırmamak; çatıdaki ya da bodrumdaki tekrar eden bir sızıntı, kalıcı bir çözüm için keşif gerektiren bir işarettir.
• Yılın başında bakım ve onarım planı yapmamak; ihtiyaçlar dağınık ortaya çıkınca bölme şüphesi doğar.