Pazarlık usulü ne zaman kullanılır?

Pazarlık usulü bir istisnadır, kolaylık yolu değildir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, yapım işlerinde temel usul olarak açık ihaleyi ve belli istekliler arasında ihaleyi öngörür; pazarlık usulünü ise yalnızca kanunda tek tek sayılan hallerde kullanmaya izin verir. Bu hallerin başlıcaları, açık ihaleye teklif çıkmaması, doğal afet gibi ani ve öngörülemeyen olaylar nedeniyle işin hemen yapılması gerekmesi ve yaklaşık maliyeti kanunda belirtilen sınırın altında kalan işlerdir. Hangi gerekçeye dayandığınızı yazılı ve belgeli olarak ortaya koyamıyorsanız, pazarlık usulü doğru seçim değildir.

Kanundaki başlıca haller

Kanun pazarlık usulünü birkaç farklı gerekçeye bağlar. Yapım işlerinde idarelerin en sık karşılaştıkları şunlardır:

Teklif çıkmaması: Açık ihale ya da belli istekliler arasında ihaleye hiç teklif verilmemesi veya verilen tekliflerin tamamının değerlendirme dışı kalması. Bu durumda pazarlıkla yeniden ihale yapılabilir; ancak ilk ihaledeki şartların esaslı biçimde değiştirilmemesi gerekir.
Ani ve öngörülemeyen olaylar: Doğal afet, salgın hastalık, can ya da mal kaybı tehlikesi gibi beklenmeyen bir olay nedeniyle işin ivedilikle yapılması gereken durumlar. Burada iki şart vardır: olayın idarece önceden öngörülememiş olması ve aciliyetin gerçekten ihale süresini beklemeye izin vermemesi.
Yaklaşık maliyeti belirli sınırın altında kalan işler: Kanunda ve her yıl güncellenen parasal sınırlarda belirtilen tutarın altındaki işler için de pazarlık usulü kullanılabilir.
Diğer haller: Savunma ve güvenlikle ilgili özel durumlar, araştırma ve geliştirme işleri ya da teknik ve fiyat özelliklerinin baştan belirlenemediği işler gibi. Bunlar yapım işlerinde daha seyrek görülür.

Güncel parasal sınırları Kamu İhale Kurumu’nun yayımladığı tebliğden kontrol edin. Bir yılın rakamıyla ertesi yılın işi planlanmaz.

“Acil” ne zaman gerçekten acildir

Denetimlerde ve şikâyetlerde en çok tartışılan konu, aciliyet gerekçesidir. Şu sorular gerekçenin sağlam olup olmadığını gösterir:

Olay ne zaman oldu? Bir fırtınada çatısı uçan bir okul ile yıllardır akan ama onarılmamış bir çatı aynı şey değildir. İkincisinde aciliyet, idarenin kendi gecikmesinden doğmuştur.
Olay öngörülebilir miydi? Her kış yaşanan bir sorun için “beklenmeyen olay” demek zordur.
Beklemenin bedeli nedir? Can güvenliği, binanın kullanılamaz hale gelmesi ya da hasarın büyümesi gibi somut bir risk yazılı olarak ortaya konmalıdır.
Kapsam acil işle sınırlı mı? Acil gerekçeyle yalnızca o tehlikeyi gidermeye yetecek iş yapılmalıdır. Aynı ihaleye binanın genel bakımını eklemek, gerekçeyi zayıflatır.

Hasar tespitini bir mühendisin raporuyla, olayı ise fotoğraf, tutanak ve varsa resmî yazılarla belgeleyin. Bu dosya, ihale onay belgesinin ekidir.

Süreç: pazarlık da bir ihaledir

Pazarlık usulü, kuralsız bir alım anlamına gelmez. İhale onay belgesi düzenlenir, yaklaşık maliyet hazırlanır, ihale komisyonu kurulur ve süreç EKAP üzerinden yürütülür. Bazı hallerde ilan yapılır, bazı hallerde ise idare belirli sayıda istekliyi davet eder; hangisinin uygulanacağı dayanılan gerekçeye göre mevzuatta belirtilmiştir.

Teklif alma aşamasında istekliler önce ilk tekliflerini verir, komisyon teknik detayları ve fiyatı isteklilerle görüşebilir, ardından son yazılı teklifler alınır. Görüşmeler tutanağa geçmeli ve her istekliye eşit davranılmalıdır. Sözleşme ve sonrası, açık ihaledeki gibi 4735 sayılı Kanun’a ve Yapım İşleri Genel Şartnamesi’ne tabidir: kontrol teşkilatı, hakediş ve kabul aynı şekilde işler.

Hazırlığı hızlandırmanın yolu, acil durumlar için önceden bir iş tanımı ve keşif şablonu bulundurmaktır. Hangi binada hangi riskin olduğu biliniyorsa, olay anında yalnızca hasarın kapsamı eklenir.

Pazarlık, doğrudan temin ve açık ihale arasında seçim

İdareler bazen bir işin hangi yolla yapılacağı konusunda kararsız kalır. Ayrımı üç soruyla yapmak mümkündür:

Soru	Yönlendirdiği usul
İş, kanundaki doğrudan temin sınırları ve halleri içinde mi?	Doğrudan temin
Kanunda sayılan pazarlık hallerinden biri gerçekten ve belgeli olarak var mı?	Pazarlık usulü
İkisi de yoksa	Açık ihale ya da belli istekliler arasında ihale

Bu sıranın tersine işlememesi gerekir. Önce “hızlı bitsin” diye usul seçip sonra gerekçe aramak, denetimde en kolay fark edilen hatadır. Pazarlık usulü daha kısa sürse de, rekabeti daralttığı için gerekçesinin her zaman sorgulanabileceğini hesaba katın.

Bir başka ayrım da işin büyüklüğüyle ilgilidir. Acil bir hasarın giderilmesi pazarlıkla yapılabilir; ama aynı binanın kalıcı güçlendirmesi ya da kapsamlı yenilemesi, çoğu zaman proje hazırlığı gerektiren ve planlı bir ihaleye uygun bir iştir. Acil önlem ile kalıcı çözümü iki ayrı iş olarak düşünmek, hem usul hem de teknik açıdan daha sağlıklıdır.

Tokat’taki idareler için yerel durumlar

Kış hasarları: İç kesimlerde ve yüksek yerlerde kar yükü ve don, çatılarda ve tesisatta ani hasar yaratabilir. Olağan kış koşullarına karşı yapılması gereken bakım ile beklenmeyen bir hasarın onarımını birbirinden ayırın; ilki için planlı ihale, ikincisi için gerekirse pazarlık uygun olabilir.
Deprem sonrası: Kuzey Anadolu Fayı Kelkit vadisi boyunca Reşadiye, Niksar ve Erbaa’dan geçer. Bir depremden sonra kamu binalarında hasar tespiti ve acil önlemler gündeme gelebilir. Bu durumda AFAD ve ilgili kurumların koordinasyonu ve güncel mevzuat birlikte izlenmelidir.
Sel ve heyelan: Yeşilırmak ve Kelkit vadilerinde ya da eğimli köy yollarında yaşanan su baskını ve kaymalar, istinat ve drenaj işlerini aniden gerekli kılabilir. Önce mühendis raporu, sonra usul seçimi.
Teklif çıkmayan köy işleri: Uzak köylerde küçük işlere teklif çıkmaması mümkündür. Yeniden ihaleye çıkmadan önce yaklaşık maliyetin nakliye ve mevsim koşullarını gerçekten yansıtıp yansıtmadığını gözden geçirin.

Sık yapılan hatalar

Planlama gecikmesini “aciliyet” diye sunmak.
Acil gerekçeyle başlayan işe acil olmayan kalemler eklemek.
Hasarı mühendis raporu ve fotoğrafla belgelememek.
Teklif çıkmayan ihaleyi, şartları esaslı biçimde değiştirerek pazarlıkla tekrarlamak.
Görüşmeleri tutanağa geçirmemek ya da isteklilere farklı bilgi vermek.
Eski yılın parasal sınırlarıyla usul belirlemek.