Aşırı düşük teklif nedir, idare nasıl değerlendirir?

Aşırı düşük teklif, işin gerektirdiği maliyetin altında kaldığı izlenimi veren tekliftir. Yapım ihalelerinde bunu ihale komisyonu, yaklaşık maliyet ve geçerli tekliflerden mevzuatta tarif edilen yöntemle bir sınır değer hesaplayarak belirler. Sınır değerin altındaki istekliden, önemli teklif bileşenleri için yazılı açıklama istenir; açıklama yeterli görülmezse teklif reddedilir. Amaç düşük fiyatı cezalandırmak değil, yapılamayacak bir fiyatla sözleşme imzalamayı önlemektir.

Sorun neden önemli

Düşük teklif ilk bakışta kamu yararına görünür. Ama sahada şu sonuçlara dönüşebilir:

Yüklenici zarar ettiğini fark edince iş yavaşlar, ekip çekilir, şantiye boş kalır.
Malzeme ve işçilikte kalite düşürülmeye çalışılır; kontrol teşkilatıyla sürekli anlaşmazlık çıkar.
İş yarım kalır ve sözleşme feshi, yeniden ihale ve uzun bir gecikme gündeme gelir. Fesih sürecini kamu yapım sözleşmesinin feshi yazısında anlattık.

Bu yüzden 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, idareye düşük teklifi sorgulama yetkisi ve sorumluluğu verir.

Sınır değer nasıl belirlenir

Sınır değerin formülü ve katsayıları mevzuatta ve Kamu İhale Kurumu düzenlemelerinde belirtilmiştir; zaman içinde güncellenebildiği için her ihalede yürürlükteki metne bakılmalıdır. Mekanizma kabaca şöyledir:

Teklifler açılır, geçerli teklifler belirlenir.
Yaklaşık maliyete göre belirli bir aralıkta kalan teklifler esas alınarak, mevzuattaki yöntemle bir sınır değer hesaplanır.
Bu değerin altındaki teklifler aşırı düşük teklif olarak işaretlenir.

Burada yaklaşık maliyetin kalitesi belirleyicidir. Eksik metrajla ya da eski fiyatlarla hazırlanmış bir hesap, sınır değeri de yanlış yere koyar. Bunun için yaklaşık maliyet yazısına bakabilirsiniz.

Bazı ihalelerde, dokümanda belirtilmek şartıyla sınır değerin altındaki tekliflerin açıklama istenmeden reddedilmesi de mümkündür. Bu seçeneğin hangi işlerde ve hangi şartlarla kullanılabileceği mevzuatta yazılıdır; dokümanı hazırlarken bunu bilinçli olarak seçin.

Açıklama istemek ve değerlendirmek

Açıklama isteği, idarenin işi ne kadar iyi tanıdığını gösterir. Aşağıdaki sıra pratikte işe yarar:

Önemli bileşenleri seçin: Yaklaşık maliyette tutarı büyük olan iş kalemleri, açıklama istenecek kalemler olarak listelenir. Seçim, mevzuattaki usule uygun ve gerekçeli olmalıdır.
Açıklama yöntemini yazın: İstekliye hangi kalemler için, hangi belgelerle ve hangi süre içinde açıklama yapacağı yazılı olarak bildirilir. Süre mevzuatta belirtilmiştir.
Belgeleri inceleyin: İstekliler genellikle fiyat analizleri, tedarikçilerden alınmış fiyat teklifleri, kendi stok ve makine kayıtları gibi belgelerle açıklama yapar. Fiyat teklifi veren firmaların gerçekten o malzemeyi satıp satmadığı, teklifin tarihi ve kapsamı kontrol edilir.
Analizin iç tutarlılığına bakın: Malzeme miktarı, işçilik süresi ve makine kullanımı, poz tarifindeki işle uyumlu mu? Analiz, resmî tarifteki girdi miktarlarından farklıysa bunun gerekçesi var mı?
Kararı gerekçelendirin: Kabul ya da red, komisyon kararında kalem kalem gerekçesiyle yazılır. Şikâyet aşamasında bakılan ilk yer burasıdır.

Açıklama kabul edilip sözleşme imzalandıktan sonra da iş bitmez. Kontrol teşkilatı, açıklamada beyan edilen malzeme ve yöntemlerin sahada gerçekten kullanılıp kullanılmadığını izlemelidir. Açıklamada belirli bir tedarikçiden alınacağı yazılan malzemenin sahaya farklı nitelikte gelmesi, ilk hakedişlerde fark edilmesi gereken bir işarettir. Böylece aşırı düşük teklif değerlendirmesi, ihale masasında kalan bir formalite olmaktan çıkar ve işin kalitesini koruyan bir araca dönüşür.

Değerlendirme, işin teknik niteliğini bilen bir mühendisin katkısını gerektirir. Komisyondaki teknik üye, analizlerdeki işçilik ve malzeme miktarlarının gerçekçi olup olmadığını sahadaki tecrübesiyle görebilmelidir.

Yeterli ve yetersiz açıklama arasındaki fark

Pratikte en sık tartışılan konu, bir açıklamanın neden kabul edilip neden reddedildiğidir. Genel bir çerçeve çizmek mümkün:

Yeterli sayılabilecek açıklama: Teklif edilen fiyatın hangi girdilerden oluştuğunu gösteren, girdilerin kaynağını belgeleyen ve poz tarifindeki işle uyumlu bir analiz. Örneğin isteklinin kendi makinesini kullanması ya da malzemeyi stoktan karşılaması, belgelenirse fiyatı düşürebilir.
Yetersiz açıklama: Kaynağı belli olmayan, tarihsiz ya da işle ilgisiz fiyat teklifleri; analizde bazı girdilerin hiç yer almaması; resmî tariflerdeki miktarlardan gerekçesiz sapmalar.
Biçim hataları: Mevzuatta öngörülen biçimde düzenlenmemiş ya da istenen kalemlerden birinin hiç açıklanmadığı belgeler.

Komisyonun görevi, isteklinin işi o fiyata yapıp yapamayacağını belgelere dayanarak değerlendirmektir. Kişisel kanaat ya da “bu fiyata olmaz” hissi tek başına gerekçe olamaz; aynı şekilde yalnızca biçimsel olarak tamam görünen bir dosya da içeriği incelenmeden kabul edilmemelidir.

Tokat’taki idareler için pratik notlar

Mevsim ve süre: İşin bir kısmı yüksek rakımlı bir köyde kışa denk geliyorsa, açıklamalarda kış önlemi, beton koruma ya da ek süreye bağlı giderlerin hiç yer almaması dikkat çekmelidir.
Nakliye: Merkezden uzak köy ve yayla işlerinde malzeme taşıma maliyeti önemlidir. Açıklamadaki fiyat teklifi şantiyeye teslim mi, yoksa satıcının deposunda teslim mi, bakın.
Yerel tedarik: Hazır beton ve agrega gibi kalemlerde fiyat teklifinin yöreye hizmet veren bir tesisten mi alındığını kontrol etmek, açıklamanın gerçekçiliğini anlamaya yardım eder.
Onarım işleri: Okul ve kamu binalarında kullanım sırasında yapılacak işlerde geçici önlemler ve iş bölme gerekir. Bu giderleri sıfır gösteren bir açıklama sorgulanmalıdır.

Kontrol listesi

Yaklaşık maliyet güncel fiyatlarla ve eksiksiz metrajla hazırlandı mı?
Açıklama istenecek kalemler usulüne uygun ve gerekçeli seçildi mi?
Açıklama yazısında kalemler, belgeler ve süre açıkça belirtildi mi?
Fiyat teklifi veren firmaların varlığı ve faaliyet alanı doğrulandı mı?
Analizlerdeki miktarlar teknik olarak tutarlı mı?
Red ve kabul kararları kalem bazında gerekçelendirildi mi?
Komisyonda işin konusunu bilen teknik üye var mı?
Açıklama talep yazısı, değerlendirme tutanakları ve dayanak belgeler tek bir dosyada, şikâyet halinde hemen sunulabilecek şekilde arşivlendi mi?
Sözleşme sonrasında kontrol teşkilatına, açıklamada taahhüt edilen malzeme ve yöntemlerin listesi verildi mi?