Yapım işlerinde yaklaşık maliyet nasıl hazırlanır?

Yaklaşık maliyet, idarenin ihaleye çıkmadan önce işin bugünkü piyasada kaça yapılabileceğine dair yaptığı hesaptır. Uygulama projesinden iş kalemleri ve miktarları (metraj) çıkarılır, her kalem resmî birim fiyatlarla, gerekirse fiyat analizi ve piyasa araştırmasıyla fiyatlanır ve sonuç bir hesap cetveliyle onaylanır. Hesap ne kadar gerçekçiyse ihale usulü, teklif değerlendirmesi ve sahadaki ilişki o kadar sağlıklı yürür.

Yaklaşık maliyet neyi belirler

Bu rakam yalnızca bütçe tahmini değildir. Kamu ihale mevzuatında birçok kararın dayanağıdır:

İhale usulü ve ilan kuralları: Eşik değerlerin altında ya da üstünde kalması, kullanılabilecek usulü ve ilan şeklini etkiler.
Aşırı düşük teklif sorgulaması: Sınır değer hesabında yaklaşık maliyet kullanılır. Gerçekçi olmayan bir hesap, sağlam teklifleri sorgulamaya sokar ya da zayıf teklifleri gözden kaçırır. Ayrıntısı aşırı düşük teklif yazısında.
Yeterlik kriterleri: İş deneyim tutarı gibi bazı kriterler yaklaşık maliyete oranla belirlenir.
Ödenek planı: Yıllara yaygın işlerde ödenek dağılımı bu hesaba göre yapılır.

Bu yüzden yaklaşık maliyet “ihaleye çıkmak için gereken bir belge” gibi aceleyle hazırlanmamalıdır. Gizliliği ve kimlerle ne zaman paylaşılabileceği mevzuatta düzenlenmiştir; hazırlayan herkes bu kurala uymalıdır.

Hazırlık adım adım

Projeyi kontrol edin: Mimari, statik, mekanik ve elektrik projeleri birbiriyle uyumlu mu? Projede olmayan kalem metrajda da olmaz, sonra sahada ek iş olarak çıkar.
Metrajı çıkarın: Her iş kalemi için ölçü, hesap şekli ve miktar yazılı olarak kayda geçer. Metraj, aynı projeyi başka bir mühendisin de takip edebileceği açıklıkta olmalıdır. Kavramı metraj ve keşif yazısında anlattık.
Poz ve tarif seçin: Kalemler için Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı’nın ve diğer kamu kurumlarının yayımladığı güncel birim fiyat tariflerinden uygun pozlar seçilir. Tarifin içeriği ile projedeki iş aynı olmalıdır: tarifte olmayan bir işçilik ya da malzeme varsa bu kalem doğru fiyatlanmaz.
Pozu olmayan kalemleri analizle fiyatlayın: Resmî tarifte karşılığı olmayan işler için malzeme, işçilik ve makine girdileriyle fiyat analizi yapılır. Girdilerin fiyatları için piyasa araştırması ve yazılı fiyat teklifleri alınır.
Genel gider ve yüklenici kârı: Hangi kalemlere nasıl ekleneceği mevzuatta ve birim fiyat tariflerinde belirtilmiştir. Elle oran uydurmayın.
Hesap cetvelini düzenleyin ve onaylatın: Hazırlayanlar imzalar, ihale yetkilisi onaylar. Dayanak belgeler (fiyat teklifleri, analizler, ölçü hesapları) dosyada kalır.

Piyasa araştırmasını doğru yapmak

Resmî birim fiyatlar yılda bir ya da birkaç kez güncellenir; bazı malzemelerde piyasa bundan hızlı değişir. Bu yüzden özellikle çelik, akaryakıta bağlı işler ve özel ürünlerde piyasa araştırması önemlidir.

Fiyat teklifini birden fazla ve gerçekten o işi yapan ya da o malzemeyi satan firmadan alın.
Teklif isterken ürünün teknik özelliğini, miktarı, teslim yerini ve nakliyeyi açıkça yazın. “Bir metreküp beton kaç para” sorusu ile “şantiyeye pompayla teslim belirli sınıfta beton” sorusu farklı cevaplar getirir.
KDV dahil mi hariç mi, nakliye ve montaj içinde mi, yazılı olsun.
Uç değerlerin nasıl değerlendirildiğini dosyada açıklayın.

Hesap ne zaman güncellenmeli

Yaklaşık maliyet bir kez hazırlanıp rafa kaldırılacak bir belge değildir. Proje onayı ile ihale tarihi arasında aylar geçtiyse, özellikle şu durumlarda hesabı yeniden ele alın:

Birim fiyat tarifleri ya da önemli malzemelerin piyasa fiyatı değiştiyse.
Projede revizyon yapıldıysa; tek bir kat ya da tesisat değişikliği bile birçok kalemin metrajını etkiler.
İhale bir kez sonuçsuz kaldıysa. Teklif çıkmamasının sebebi çoğu zaman gerçekçi olmayan bir yaklaşık maliyettir; aynı rakamla yeniden ilana çıkmak aynı sonucu getirebilir.
İşin başlama tarihi kaydıysa ve iş artık kış aylarına denk geliyorsa.

Güncelleme yaparken eski hesabı silmeyin. Hangi kalemin neden değiştiğini kısa bir notla dosyaya ekleyin. Hem denetimde hem de ileride benzer bir iş hazırlanırken bu notlar en çok işe yarayan belgeler olur.

Onarım işlerinde ayrıca dikkat gereken bir nokta var: yeni yapıda her şey projede görünür, mevcut binada ise sökmeden görülemeyen kalemler bulunur. Tavan arasındaki tesisatın durumu, sıva altındaki çatlaklar ya da çatı tahtasının çürüklüğü keşifte tahminle yazılırsa, sahada iş artışı kaçınılmaz olur. Mümkünse keşiften önce birkaç noktada küçük sondajlar ya da açma yapın ve bulguları fotoğraflarıyla dosyaya ekleyin.

Bir başka pratik öneri: metrajı ve fiyatlandırmayı farklı kişilerin kontrol etmesi. Metrajı çıkaran mühendisin gözünden kaçan bir kalem, hesabı bağımsız okuyan ikinci bir kişi tarafından kolayca fark edilir.

Tokat’ta yaklaşık maliyete etki eden yerel kalemler

Aynı proje farklı yerlerde aynı maliyete yapılmaz. İl genelindeki işlerde şunları ayrıca düşünün:

Mesafe ve ulaşım: Merkezden uzak köy ve yaylalarda nakliye, ekip konaklaması ve santral betonunun ulaşabilirliği maliyeti değiştirir. Hazır beton tesisine uzak bir köy okulunda beton temini ayrı bir kalem gerektirebilir.
Kış koşulları: İş süresi iç kesimlerin karlı aylarına uzanıyorsa beton koruma, ısıtma ve kar temizliği gibi önlemler maliyete eklenir.
Zemin: Yeşilırmak ve Kelkit vadilerindeki alüvyon zeminlerde temel çözümü değişebilir. Zemin etüdü bitmeden temel metrajı kesinleşmez.
Kullanımdaki binalar: Okul, yurt ve sosyal tesis onarımlarında bina kullanılırken çalışmak, işi bölmeyi ve geçici önlemleri gerektirir. KTC Yapı’nın MR İnşaa Yapıları ile birlikte yaptığı TOGÜ Sosyal Tesis Onarımı gibi iç mekân işlerinde iskele, mevcut alanların korunması ve temizlik, keşifte ayrı kalemler olarak yazılmalıdır.

Sık yapılan hatalar

Bir önceki yılın birim fiyatlarıyla ya da eski bir projenin rakamlarını “güncelleyerek” hesap yapmak.
Projede eksik kalan detayları metraja da eksik yansıtmak.
Poz tarifini okumadan, işe benzeyen ilk pozu seçmek.
Piyasa araştırmasını tek firmadan ya da telefonda alınan sözlü fiyatla yapmak.
Kış önlemi, nakliye ve geçici işleri hesaba katmamak.
Yaklaşık maliyet dosyasını ve dayanak belgeleri düzenli arşivlememek; şikâyet ve denetimde ilk istenen belgeler bunlardır.