İhalede geçici ve kesin teminat nedir?

Kamu ihalesinde iki ayrı güvence istenir. Geçici teminat, teklifle birlikte verilir ve “ihaleyi kazanırsam sözleşmeyi imzalayacağım” sözünün güvencesidir. Kesin teminat, ihaleyi kazanan firmadan sözleşme imzalanmadan önce alınır ve işin sözleşmeye uygun yapılacağının güvencesidir. Ne kadar olacağı, hangi şekilde verileceği ve ne zaman iade edileceği 4734 ve 4735 sayılı kanunlarda ve ihale dokümanında belirlenir.

Teminat neden isteniyor

İdare, teklif veren her firmayı tanımaz. Teminat, ciddi olmayan tekliflerin ve yarım bırakılan işlerin bedelini önceden güvenceye alır. Firma açısından ise teminat, bir süre kullanamayacağı para ya da banka limiti demektir. Bu yüzden teminatı yalnızca bir evrak değil, nakit planının bir kalemi olarak düşünün.

Geçici teminat: teklifle birlikte

Geçici teminat, teklif dosyasının bir parçasıdır. Bilmeniz gerekenler:

Tutarı: Kendi teklif bedelinize göre hesaplanır; oranı mevzuatta belirtilmiştir. Eksik teminat, teklifinizin değerlendirme dışı kalmasına yol açabilir.
Geçerlilik süresi: Teminat mektubu kullanıyorsanız, mektubun geçerlilik tarihi dokümanda istenen tarihten önce bitmemeli. Bu, sık rastlanan ve telafisi olmayan bir hatadır.
Ne zaman iade edilir: İhaleyi kazanamayan firmaların geçici teminatı, mevzuattaki usule göre iade edilir. Kazanan firmanın geçici teminatı ise kesin teminat verilip sözleşme imzalandıktan sonra geri verilir.
Ne zaman yanar: Teklifini geri çeken ya da kazandığı hâlde sözleşmeyi imzalamayan firmanın geçici teminatı gelir kaydedilir. Bunun yanında kamu ihalelerinden yasaklanma gibi sonuçlar da doğabilir.

Kesin teminat: sözleşmenin güvencesi

İhaleyi kazandığınızda, sözleşme imzalanmadan önce kesin teminatı vermeniz istenir. Tutarı sözleşme bedeline göre ve mevzuattaki orana göre belirlenir.

Kesin teminat iş boyunca idarede kalır. Bazı durumlarda buna ek olarak hakedişlerden ek kesin teminat kesilebilir; örneğin sözleşme bedelinde artış olduğunda ya da fiyat farkı ödendiğinde. Hangi durumda ne kadar kesileceği dokümanda ve sözleşmede yazar, işe başlamadan okuyun.

İade iki aşamalıdır. Kesin teminatın bir kısmı geçici kabulden sonra, kalanı ise kesin kabulden sonra, firmanın idareye ve SGK’ya borcu olmadığı anlaşıldığında iade edilir. Kabullerin nasıl yapıldığını geçici ve kesin kabul yazısında anlattık.

Kesin teminatın en ağır sonucu, sözleşmenin firmanın kusuruyla feshedilmesidir. Bu durumda kesin ve ek kesin teminatlar gelir kaydedilir ve hesap tasfiye edilir. Ayrıntısı kamu yapım sözleşmesinin feshi yazısında.

Teminat ile gecikme cezası aynı şey değildir

Firmalar zaman zaman teminatı, işin gecikmesi hâlinde kesilecek paranın karşılığı sanır. Oysa ikisi ayrı şeylerdir. Gecikme cezası, sözleşmede yazan usule göre çoğunlukla hakedişlerden kesilir. Teminat ise sözleşmenin bütününün güvencesidir ve asıl olarak fesih gibi ağır durumlarda gündeme gelir. Hakedişin yetmediği durumda ne yapılacağı sözleşmede yazar.

Bunun pratik sonucu şudur: işi geciktiren bir firma hem ceza kesintisiyle karşılaşır, hem de gecikme feshe dönerse teminatını kaybeder. İş programının gerisinde kaldığınızı fark ettiğiniz anda, gerekçeleriniz varsa süre uzatımı için yazılı başvuru yapmak, her iki riski de azaltır. Haklı bir gecikme sebebini yazıya dökmemek, onu hiç yaşanmamış saymak demektir.

Hangi değerler teminat olarak kabul edilir

4734 sayılı Kanun’da sayılan değerlerin başlıcaları şunlardır; tam liste ve kabul şartları için kanunun güncel metnine ve idari şartnameye bakın:

Teminat türü	Pratikte ne anlama gelir
Nakit	Paranız idarenin hesabına yatırılır ve iade edilene kadar kullanılamaz.
Banka teminat mektubu	Bankanız, sizin adınıza idareye ödeme taahhüdü verir. Banka limitinizi kullanır ve komisyonu vardır.
Devlet iç borçlanma senetleri	Hazine tarafından ihraç edilen senetler, mevzuattaki kurallarla teminat olarak verilebilir.

Küçük firmaların çoğu teminat mektubu kullanır, çünkü nakdi işe ayırmak ister. Mektubun idarenin istediği şekilde, şartsız ve süreli ya da süresiz olup olmadığına dikkat edilerek düzenlenmesi gerekir. Mektubun banka tarafından düzenlendiğini idare ayrıca teyit eder; sahte mektup ağır sonuçlar doğurur.

Teminatı planlamak: adım adım

İhaleye karar vermeden önce bankanızla konuşun: teminat mektubu limitiniz var mı, ne kadar sürede düzenlenir, maliyeti nedir?
Dokümanı okuyun: Geçici teminat tutarı ve geçerlilik süresi idari şartnamede yazar. Kendi teklif bedelinize göre hesaplayın.
Mektubu teslim almadan önce kontrol edin: İdarenin adı, ihale kayıt numarası, tutar, tarih ve metin şartnamedeki örneğe uyuyor mu?
Kazandıysanız kesin teminatı, sözleşmeye davet yazısında belirtilen süre içinde hazırlayın.
İş sürerken hakedişlerden yapılan kesintileri takip edin.
İş bitince geçici ve kesin kabul tutanaklarını ve borcu yoktur yazılarını zamanında tamamlayın. Teminat kendiliğinden geri gelmez; takip etmek gerekir.

Tokat ve çevresinde teminat planı

Tokat ve ilçelerinde kamu işlerine giren firmaların çoğu küçük ve orta ölçeklidir. Bu ölçekte en sık sorun, aynı anda birkaç işe girip teminat limitinin dolmasıdır. Bir işin kesin teminatı, kesin kabule kadar idarede kalır; kış nedeniyle uzayan bir iş, limitinizi beklediğinizden uzun süre bağlar.

Komşu illerde, örneğin Amasya ya da Sivas’ta bir ihaleye girerken de kural aynıdır, ama iş yerine uzaklık nakit ihtiyacını büyütür. Teminatı, nakliye ve konaklama gibi kalemlerle birlikte aynı tabloda düşünün.

Sık yapılan hatalar

Teminat mektubunun geçerlilik süresini dokümandaki tarihten kısa almak.
Tutarı teklif bedeli yerine yaklaşık maliyete göre hesaplamak ya da yuvarlarken eksik bırakmak.
Kazandıktan sonra kesin teminatı hazırlamak için süre olduğunu sanıp bankaya geç gitmek.
Ek kesin teminat kesintilerini nakit planına katmamak.
İş bitince kesin teminatın iadesini takip etmemek.
Birden fazla ihaleye aynı anda girerken toplam teminat ihtiyacını hesaplamamak.