Kamu yapılarında kontrol teşkilatı ne iş yapar?

Kontrol teşkilatı, idarenin şantiyedeki gözü ve kulağıdır. Sözleşme imzalandıktan sonra idare tarafından görevlendirilen bu ekip, işin onaylı projeye, sözleşmeye, teknik şartnamelere ve Yapım İşleri Genel Şartnamesi’ne uygun yapılıp yapılmadığını denetler. Yer teslimine katılır, iş programını inceler, malzemeyi ve deneyleri kontrol eder, ölçü alır, hakedişleri hazırlar ve kabul aşamasına kadar işi izler. Kamu yapılarında yapı denetim kuruluşunun yerine geçen, sorumluluğu ağır bir görevdir.

Kontrol teşkilatı neden önemli

Özel yapılarda 4708 sayılı Yapı Denetimi Hakkında Kanun kapsamında bir yapı denetim kuruluşu çalışır. Kamu kurum ve kuruluşlarının yapıları ise genel olarak bu kanunun dışındadır; denetim idarenin kendi teknik personeli eliyle, kontrol teşkilatı aracılığıyla yapılır. Bu yüzden kontrol teşkilatının zayıf kurulduğu bir işte, binanın güvenliğini ve kamu kaynağının doğru harcanmasını güvence altına alacak başka bir mekanizma yoktur.

Teşkilat, idarenin teknik personelinden oluşur; gerektiğinde mevzuattaki şartlarla dışarıdan danışmanlık hizmeti de alınabilir. İşin niteliğine göre inşaat, makine ve elektrik mühendisleri, mimarlar ve teknikerler görevlendirilir. Bir okul binasında tesisat işleri de olduğu için yalnızca inşaat mühendisinden oluşan bir teşkilat yetersiz kalabilir.

Görevler, işin sırasına göre

Yer teslimi: Arazinin ya da binanın yükleniciye teslim edilmesi tutanakla yapılır. Aplikasyon, mevcut durum ve varsa engeller (enerji hattı, kamulaştırma eksiği, kullanıcıların boşaltmadığı mekânlar) yazıya geçirilir.
İş programı: Yüklenicinin hazırladığı iş programı incelenir; mevsim, malzeme temini ve ödenek dağılımıyla uyumlu olup olmadığına bakılır ve idarenin onayına sunulur.
Malzeme ve deney kontrolü: Sahaya gelen malzemenin şartnameye uygunluğu, numune alınması ve deneylerin yaptırılması takip edilir. Beton dökümü, donatı kontrolü yapılmadan başlatılmaz.
İmalat kontrolü: Kalıp, donatı, yalıtım, tesisat gibi kapanacak işler kapanmadan önce kontrol edilir. Sonradan görülemeyecek işler için fotoğraf ve tutanak önemlidir.
Ölçü ve ataşman: Yapılan işlerin ölçüleri yükleniciyle birlikte alınır, ataşman ve metraj cetvellerine işlenir.
Hakediş: Ölçülere ve sözleşme esasına göre hakediş raporu hazırlanır. Bu konuyu kamu yapım işlerinde hakediş yazısında ayrıca anlattık.
Talimat ve yazışma: Yükleniciye verilecek talimatlar yazılı olur ve şantiye defterine işlenir. Proje değişikliği, iş artışı ya da yeni birim fiyat gibi konular, idarenin onayı alınmadan sahada kararlaştırılmaz.
Kabule hazırlık: İş bitince yüklenicinin başvurusu üzerine teşkilat işi inceler ve geçici kabul komisyonu için rapor hazırlar. Süreci geçici ve kesin kabul yazısında bulabilirsiniz.

Yetki sınırları

Kontrol teşkilatının yetkisi geniştir ama sınırsız değildir. Sözleşmenin bedelini, süresini ya da kapsamını değiştiren kararlar idarenin yetkili makamına aittir. Teşkilat, böyle bir ihtiyacı tespit eder, gerekçesini yazar ve onaya sunar.

Sahada en sık karşılaşılan sorun, sözlü talimattır. “Şu pencereyi de değiştirin”, “duvarı biraz kaydıralım” gibi sözlü kararlar, ileride ödeme ve sorumluluk tartışmasına dönüşür. Yüklenici ödeme alamadığını, idare ise işin projeden farklı yapıldığını söyler. Kural basittir: projeyi ya da miktarı etkileyen her karar yazılı olmalıdır.

Yazılı talimatın da bir düzeni olmalıdır. Talimatta ne yapılacağı, hangi projeye ya da paftaya dayandığı, varsa miktarı ve hangi tarihe kadar yapılacağı yazılır. Yüklenici talimatı tebellüğ ettiğini imzayla gösterir. Bir talimat sözleşme kapsamı dışında iş doğuruyorsa, bunun idarenin onayına sunulması gerektiği de aynı yazıda belirtilir. Böylece hem yüklenici neyi neden yaptığını belgeleyebilir, hem de idare bütçeyi etkileyen kararları zamanında görür.

Teşkilatın kendi kayıtları da en az yüklenicininki kadar önemlidir. Günlük şantiye notları, deney sonuçlarının listesi, alınan numunelerin takibi ve fotoğraf arşivi, hem kabul aşamasında hem de yıllar sonra yapılabilecek bir incelemede başvurulacak ilk belgelerdir. Bu kayıtları kişisel telefonlarda değil, idarenin dosyasında tutun; personel değiştiğinde bilgi kaybolmasın.

Bir diğer sınır da tarafsızlıktır. Kontrol teşkilatı işi denetler, yüklenicinin yerine şantiyeyi yönetmez; aynı şekilde sözleşmede olmayan bir işi, idarenin onayı olmadan yükleniciden isteyemez.

Tokat’taki işlerde kontrol teşkilatının dikkat edeceği konular

Kış betonu: İç kesimlerde ve yüksek yerlerde soğuk havada beton dökümü özel önlem ister. Döküm öncesi hava tahmini, koruma yöntemi ve kürün nasıl yapılacağı yazılı olarak konuşulmalıdır.
Zemin ve temel: Yeşilırmak ve Kelkit vadilerindeki alüvyon zeminlerde temel kazısında zemin etüdü raporuyla uyumsuz bir durum görülürse, proje müellifinden görüş alınmadan devam edilmemelidir.
Deprem detayları: Kuzey Anadolu Fayı’na yakın ilçelerde etriye sıklaştırması, kolon-kiriş birleşimleri ve perde duvar donatısı kapanmadan dikkatle kontrol edilmelidir.
Uzak şantiyeler: Köydeki bir okul ya da kamu binasında teşkilatın sahaya düzenli gitmesi planlanmalıdır. Kapanacak işlerin kontrolü için yüklenicinin teşkilatı önceden haberdar etmesi sözleşmede net olmalıdır.

KTC Yapı, Turhal’daki Şeker Fen Lisesi şantiyesinde ana yüklenici tarafında proje yönetimi ve şantiye şefliği yaptı; yani kontrol teşkilatıyla masanın öbür tarafından çalıştı. Şantiye şefi ile kontrol teşkilatı arasındaki düzenli, yazılı iletişim, işin takvimde kalmasını sağlayan en önemli etkenlerden biridir.

Kontrol listesi

Teşkilatı işin bütün disiplinlerini kapsayacak şekilde kurun.
Yer teslimini, mevcut durumu ve engelleri tutanakla belgeleyin.
Kapanacak her imalatı kapanmadan önce kontrol edip kayda geçirin.
Malzeme deney sonuçlarını hakedişten önce dosyada bulundurun.
Talimatları yazılı verin, şantiye defterini güncel tutun.
Bedeli veya süreyi etkileyen her konuyu idarenin onayına sunun.
Ölçüleri yükleniciyle birlikte alın, ataşmanları imzalatın.
Proje ile saha arasında bir uyumsuzluk görürseniz, kendi çözümünüzü dayatmak yerine proje müellifinden yazılı görüş alın.
Personel değişikliğinde dosyayı, açık konuların listesiyle birlikte yeni görevliye tutanakla devredin.
Kabulden önce eksik ve kusur listesini yükleniciyle birlikte sahada dolaşarak hazırlayın.